Ouverture
Bonjour [Madame / Monsieur],
Dans le cadre du dossier [référence ou adresse du bien], nous avons besoin des éléments ci-dessous pour pouvoir avancer utilement.
Modèle terrain
Demande de pièces
Trame courte pour lister clairement les pièces attendues et donner au client une relance facile à traiter.
Quand l'utiliser
Usage conseillé
Obtenir rapidement les pièces utiles sans envoyer un message trop long, ni laisser au client le soin d'interpréter ce qu'il faut réellement transmettre.
- Après ouverture de dossier ou premier rendez-vous.
- Quand plusieurs pièces manquent mais qu’elles sont bien identifiées.
- En email, courrier simple ou message préparé pour appel téléphonique.
Objets possibles
Sujets d'email ou d'en-tête
Choisir l'objet le plus explicite pour limiter les allers-retours.
- Dossier [référence] - pièces à nous transmettre
- Suite à notre échange - documents utiles pour le dossier
Trame
Structure prête à adapter
Le message est volontairement court. Il doit rester facile à personnaliser sans perdre le fil du dossier.
Version pratique
Template prêt à modifier
Ajuster l'objet et le message, puis copier le texte ou télécharger un fichier compatible Outlook.
À remplacer :
[référence][Madame / Monsieur][référence ou adresse du bien][Pièce 1][Pièce 2][Pièce 3]
Avant envoi
À personnaliser systématiquement
Le modèle n'est qu'un cadre. Il doit rester juste, daté et ciblé.
- Réduire la liste aux pièces vraiment nécessaires à ce stade.
- Préciser une date uniquement si elle est réaliste pour le dossier.
- Supprimer le jargon si le client n’est pas familier du vocabulaire notarial.
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